Caisses enregistreuses,
les obligations

Depuis 2018, la loi de finance a renforcé le dispositif concernant les caisses enregistreuses, les systèmes et logiciels de caisse. En effet, le but est d’éviter toute potentielle fraude à la TVA. Toujours valable à ce jour, nous vous aidons à décrypter ces obligations.

SOMMAIRE:

• En quoi consiste la loi sur les systèmes d’encaissement?
• Qui est concerné par la réglementation des systèmes de caisses?
• Comment formaliser la forme du respect de la conformité?
• Quelles sont les sanctions en cas de non respect?
• Notre solution Yableo

En quoi consiste la loi sur les systèmes d’encaissement ?

Tout d’abord, la loi est prévue pour les logiciels ou système d’encaissement déjà existants ou nouvellement acquis. Ainsi, elle n’oblige pas à équiper les professionnels qui n’en utilisent pas et qui ne souhaitent pas en utiliser. La loi prévoit donc qu’une certification de conformité soit délivrée pour prouver que le matériel utilisé respecte certains critères :

– L’inaltérabilité : toutes les données liées aux paiements ne doivent pas être altérées.
– La sécurisation : le logiciel ou le système de caisse doit pouvoir sécuriser les données originelles ou modifiées ainsi que les pièces justificatives.
– La conservation : les données sur une période déterminée doivent être enregistrées et clôturées dans le logiciel.
– L’archivage : les données doivent être figées, datées et archivées sur un support externe (USB, disque dur externe).

Le but est de garantir l’honorabilité des informations. Aucune d’entre elles ne pourra être dissimulée. Ainsi, si une opération doit être corrigée, elle fera l’objet d’une nouvelle transaction de plus ou de moins, et non par modification directe afin d’être tracée, inaltérée et archivée.

Qu’est-ce qu’un logiciel ou système de caisse ?

Il s’agit d’un système informatique disposant d’une fonctionnalité de caisse. Ainsi, toutes les transactions liées aux ventes ou prestations de services sont conservées. Ces transactions n’entraînent pas forcément une écriture comptable (provision, abonnement, …). Le logiciel permet ainsi la bonne traçabilité de tous les règlements.

Qui est concerné par la réglementation des systèmes de caisses ?

La loi concerne tous professionnels (commerçants, artisans, professions libérales) qui sont assujettis à la TVA et qui enregistrent leurs règlements par le biais d’un système d’encaissement (caisse enregistreuse, logiciel ou système de caisse). Cela concerne tous les secteurs d’activité. Les commerçants restent toutefois les plus concernés par cette règlementation, qu’il s’agisse d’une boutique physique ou de commerce en ligne. L’administration fiscale exclut cependant certains cas :

– Les transactions exclusivement B2B,
– Les professionnels qui réalisent uniquement des opérations exonérées de TVA (microentreprises par exemple),
– Ceux qui bénéficient de la franchise en base de TVA,
– Les professionnels soumis au régime de remboursement forfaitaire de la TVA agricole,
– Les structures qui passent uniquement par l’intermédiaire d’un établissement de crédit pour tous ses paiements.

Comment formaliser la preuve du respect de la conformité ?

Physique ou dématérialisé, ce document de certification de conformité peut être délivré via deux canaux possibles :

– Par l’éditeur du logiciel directement selon un modèle établi par l’administration. Celui-ci doit ainsi contenir les éléments suivants :
o Nom et référence du logiciel
o Sa date d’acquisition
o Une mention précise qui indique le respect des conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage.
L’éditeur ne fournit pas forcément spontanément cette attestation. Dans ce cas, c’est à l’entreprise de la lui demander.

– Par un organisme extérieur accrédité tel que l’AFNOR (Association Française de NORmalisation) ou le LNE (Laboratoire Nationale de métrologie et d’Essais).

Si vous avez un logiciel multifonctions, la seule fonction de caisse enregistreuse sera concernée par la certification. Et si vous disposez de plusieurs appareils interconnectés, ils devront tous faire l’objet d’une certification distincte.

Lorsque vous faites l’acquisition d’une caisse enregistreuse certifiée NF525 ou LNE (marques de certification) vous savez qu’elle n’est conforme à la réglementation que pendant une période donnée. En effet, cela signifie que vous devez mettre à jour régulièrement votre le système afin qu’il respecte les normes imposées par ces marques.

L’attestation peut être limitée dans le temps en fonction de l’évolution de leur cahier des charges qui n’est pas forcement calqué sur l’évolution de celui de l’administration fiscale. Elle doit simplement être mise à jour selon les éventuelles évolutions du logiciel ou du système de caisse. Chez yableo, ces mises à jour sont gratuites et vous garantissent sur du long terme la conformité des équipements dans le respect des normes fiscales en vigueur.

Quelles sont les sanctions en cas de non-respect ?

Lors d’un contrôle, vous avez 30 jours pour fournir l’attestation prouvant la conformité aux normes 2018. Sans présentation de ce document, vous encourez 7500€ d’amende et une obligation de régularisation dans les 60 jours.

Si toutefois vous fournissez une fausse certification, vous risquez une peine d’emprisonnement de 3 ans et une amende de 45000€.

Notre solution :

Nous rappelons que l’acquisition d’une caisse enregistreuse n’est pas une obligation pour les professionnels. Si toutefois vous souhaitez vous en procurer une, les caisses enregistreuses YABLEO sont garanties conformes à la réglementation et appliquent toutes les obligations de la loi de finance.